La plupart du temps, une entreprise envoie un grand volume de courrier papier à vocation marketing tous les jours. Cela peut être un catalogue, des communiqués ou encore des prospectus. Il est très important d’instaurer une bonne communication auprès de vos clients ou de vos prospects. Cette communication se fait par l’envoi postal chez une entreprise sur deux. Cette opération prend beaucoup de temps puisqu’elle consiste à s’occuper quotidiennement d’une pile de documents (lettres, colis, fichiers professionnels, etc.) avant l’envoi à la Poste. S’adresser à une entreprise spécialisée en mailing papier serait une alternative judicieuse. Elle va prendre en main votre campagne de mailing depuis l’impression de vos documents jusqu’à l’expédition par la poste. A cause de l’affranchissement postal, le coût du mailing papier est assez conséquent.
Fonctionnement d’un mailing papier
Même en 2021, la communication de votre entreprise ne doit pas uniquement reposer sur le web. La communication papier a encore toute sa place dans les stratégies marketing. Les résultats de cette méthode sont encore là pour prouver son efficacité. L’objectif peut varier d’un mailing à un autre. Cela peut être dans le but de créer un buzz, de mettre en avant une entreprise, de captiver l’attention de ses clients, etc. Le mailing papier a pour mission de s’occuper de la mise en plis et l’envoi de tous vos lettres et vos documents par la poste. Ce qui fait qu’il ne s’agit pas de routage d’emails ou de fax. Cette méthode est adaptée à cette entreprise qui a des envois de la poste à faire : courrier, colis, plis, etc. Le mailing papier convient à tous les rythmes d’envoi : quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou trimestriels. On a affaire à une solution marketing complexe et personnalisée pour le service courrier, que les sociétés routage proposent. Pour votre campagne de mailing papier, ces sociétés s’occupent du traitement informatique de vos fichiers. Elles gèrent également l’impression, la mise sous pli, l’étiquetage, l’affranchissement, ainsi que l’envoi de vos documents. Le suivi de l’envoi est également à leur charge. Collaborer avec ce type d’entreprise professionnel permet de profiter d’un grand nombre d’avantages. L’exécution de l’ensemble de l’opération est beaucoup plus rapide que ce soit pour l’impression, la mise sous enveloppe, ou l’envoi. Cela va également signifier plus de gain de productivité pour votre entreprise, sans oublier une communication optimisée et personnalisée.
Les méthodes de routage
Une entreprise de mailing fait appel à deux méthodes pour mener à bien leurs missions : le routage manuel et le routage mécanique. Le routage manuel c’est quand les opérations de mailing papier sont faites à la main (mise sous pli des lettres, assemblage de courrier, étiquetages, etc.). Ce type de routage concerne les envois de fichiers ou de colis en petit nombre, en volume considérable ou encore à des envois très personnalisés (formats d’enveloppe originaux, etc.).
Le routage mécanique a recours à des machines pour s’occuper de votre message. Ce type de routage est moins coûteux que le routage manuel. La formule est capable de traiter de nombreux envois en plus d’un gain de temps considérable. Désormais, vous n’avez plus besoin de vous déplacer chez votre prestataire pour lui passer des fichiers que vous souhaitez à vos clients. Il vous suffit de lui envoyer un message qui contient votre commande (sous forme de fichier numérique) par mail à un spécialiste de mailing papier. A la réception de votre message, il va télécharger votre fichier. Il se chargera de toutes les étapes de sa mission, de l’impression jusqu’au suivi de l’envoi à la poste.
Du fait de l’affranchissement postal, le mailing papier est assez coûteux. Si votre budget est assez serré pour votre campagne de communication, mieux vaut envoyer votre fichier par mail. Cette opération coûte 3 fois moins cher que le routage papier.