Les entreprises en émission de prospection commerciale possèdent un fichier client pour mieux gérer les données. En général, ce fichier se présente sur Excel, à l’aide d’un tableau détaillant les informations et les coordonnées des prospects. Cependant, ce tableau doit être bien élaboré pour permettre un meilleur suivi des leads. Afin de simplifier votre tâche de prospection, voici quelques astuces pour mieux dresser votre tableau.
Que faut-il savoir sur l’organisation du tableau ?
Le but étant de créer une relation entre vous et vos cibles. Pour ce faire, il est important de posséder les coordonnées et les informations importantes de chacun de vos prospects. Il s’agit ici d’un tableau avec des lignes et des colonnes. L’objectif étant de les ranger par catégorie ou par secteur d’activité. En prenant les colonnes, vous enregistrez parallèlement en verticale, les informations nécessaires, les adresses et les noms de chacun. Il sera alors plus facile de trouver rapidement la case des coordonnées mails d’une entreprise ou d’un institut donné, via les fonctionnalités de l’outil.
Il faut alors constituer la base de données avec des informations exactes, dont la véracité a été déjà vérifiée. Pour mieux connaître un client, il faut connaître son secteur et sa catégorie, son nom commercial et l’adresse du siège si nécessaire. Suivi des contacts divers, comme le nom et la fonction du responsable que vous allez contacter, son adresse mail et téléphonique. Si vous souhaitez joindre deux personnes de fonctions différentes, l’outil dispose d’un ajout de lignes pour la bonne gestion des tâches. Il suffit d’être bien organisé et de mettre à jour les informations.
Quels sont les éléments à inclure dans le fichier excel ?
Il faut noter que remplir bêtement le fichier ne sert à rien, surtout pour des informations inutiles. Chaque entreprise doit connaître chaque client au bout des doigts, concernant leur activité, leur besoin et leur réactivité pour une proposition de partenariat. Le fichier de prospection doit être bien enrichi pour pouvoir formuler les speechs ou les courriers à envoyer. Ainsi, il faut mettre les informations obligatoires de l’entreprise, les différentes adresses pour mieux les joindre et des colonnes de suivi pour une bonne gestion des prospects. Si vous souhaitez ajouter d’autres références, n’oubliez pas de créer une nouvelle fenêtre pour d’autres types de leads.
Dans l’information, identifiez distinctement le nom commercial et le secteur d’activité de chaque cible. La section information nécessite également les détails sur le numéro téléphonique, l’adresse e-mail et les liens vers les pages professionnelles si besoin. Il faut notamment bien cibler la personne que vous devrez contacter chez votre entreprise cible. Ne jamais s’adresser au dirigeant, sauf si vous disposez d’un accord au préalable. De même avec les agents ou les assistants, mais vous devez vous mettre en relation avec le responsable marketing ou relation externe. Une technique de prospection commerciale terrain bien ciblée constitue également un projet réussi, puisqu’il faut une personne décisionnaire.
L’utilisation des outils modernes et des logiciels
Pour débuter dans la collecte des informations, un mini crm peut faire l’affaire. Il ne s’agit pas de faire un plan impeccable, alors que vous n’arrivez pas à trouver les données nécessaires. Dans la plupart des entreprises, Excel est l’outil par excellence des téléopérateurs pour les émissions d’appels et les envois de courriers. Ils peuvent alors cocher facilement les prospects contactés, tout en informant les résultats sur le fichier utilisé. Cela permet d’optimiser la stratégie commerciale, puisque les données importantes s’alignent déjà sur le tableau. En cas de mot-clé ou d’informations particulières, faites toujours élargir votre champ avec les options du tableau bord.
Tandis que pour une gestion plus avancée et plus experte, vous avez une myriade d’outils de prospection définition similaire à un crm. Un outil idéal pour la gestion commerciale de haut niveau, avec les recherches avancées, le rattachement des comptes rendus et la gestion des devis projets en option. Les logiciels peuvent être téléchargés sur le web, avec des options gratuites et d’autres payantes. Pour une utilisation plus optimisée, mieux vaut opter pour les options qui nécessitent des frais de téléchargement. Ces derniers sont plus détaillés, avec des options de personnalisation et avec la mise en relation directe avec les réseaux sociaux du client.
Comment optimiser l’utilisation de la base de données ?
Au lieu de perdre du temps sur la manipulation de l’Excel, il faut que les téléopérateurs maîtrisent les options avancées d’Excel tableau. Étant un outil de gestion très simple et facile à apprendre, les différentes fonctionnalités permettent de minimiser les navigations de haut en bas, de droite à gauche. Puisqu’il s’agit d’un tableau, vous pouvez utiliser la liste déroulante, pour mettre à jour la situation de vos prospects.
Si vous souhaitez un fichier déjà rempli de références, le web dispose d’un Excel télécharger prêt à être rempli avec des données personnelles. Afin d’éviter les éventuels amendes des gardiens des données personnelles, il faut toujours collecter des données légales. Les personnes démarchées doivent émettre leurs accords, avant de procéder aux appels et à l’envoi des courriers. Les risques de spam sont minimes et vous pouvez avoir un échange très fluide lors de votre mise en relation.
À quoi sert exactement un plan prospection ?
Votre fichier Excel sert d’un plan de couverture commercial pour les téléprospecteurs et les responsables de partenariat. Cela permet également un suivi constant des clients en cours et des clients potentiels pour faire développer l’entreprise. La prospection reste très importante pour la vie des entrepreneurs, surtout dans la recherche des clients, en cas de départ des anciens. En général, c’est un outil permettant d’anticiper les risques liés aux partenariats à court terme.
Avec le tableau Excel, vous pouvez proposer d’autres activités à votre client. Sur un suivi bien élaboré, vous pouvez suivre les actions à entreprendre. Vous pouvez également tomber sur des prospects en difficulté, d’où la proposition d’une relance en date postérieure. Avec l’outil, vous avez une visibilité globale sur les actions à faire. Sans oublier de mettre la date et le détail de chaque relation, pour que la gestion se déroule du mieux possible.
