Les exemples de mail de prospection

Oct 13, 2021 | Prospection Commerciale

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L’e-mail de prospection est un moyen d’avoir de nouveaux clients. Il est donc primordial de savoir le rédiger pour réussir votre prospection commerciale. Afin de vous aider dans votre rédaction, cet article propose plusieurs exemples de mailing pour obtenir des rendez-vous pour votre entreprise.

Les principes de base d’un e-mail de démarchage

La prospection commerciale ne se limite pas à l’identification de la bonne cible et la maîtrise de vos offres, il est également important d’avoir un modèle de mail démarchage soigné. Pour cela, il est conseillé d’avoir :

  • un objet pour le mail prospection qui doit être court et percutant c’est-à-dire qui va attirer la curiosité du prospect ;
  • une phrase d’accroche personnalisée et claire ;
  • une présentation synthétique de vos services ou produits en lien avec l’objet de l’e-mail ;
  • une phrase qui va inciter le prospect à vous contacter soit avec lien, un numéro de téléphone ou une adresse électronique. Ce sont des moyens pour vous contacter et obtenir un rendez-vous ;
  • votre signature pour permettre à votre prospect de vous identifier pour quelle entreprise vous travaillez. Cette signature va rassurer l’interlocuteur sur votre légitimité et permettre un contact sérieux.

À noter que la prospection commerciale BtoB nécessite de rédiger un email court d’une dizaine de lignes. Ainsi, avant l’envoi aux prospectes, n’oublier pas relire le texte pour éviter les fautes.

Les différents emails d’introduction pour commencer votre prospection commerciale

L’email d’introduction est le mail type prospection pour lancer efficacement un produit ou une marque. Il est donc indispensable pour effectuer un premier contact avec votre futur client. En plus, c’est une étape cruciale pour donner une première bonne impression à votre entreprise. Plusieurs méthodes existent pour attirer l’attention de la cible en lui envoyant un mail de démarchage par exemple.

L’email de félicitations aux prospects

Avec internet et les réseaux sociaux, vous allez avoir des renseignements sur les clients cibles. Ces informations concernent notamment leurs récents succès pour pouvoir les féliciter par exemple pour un nouveau service, une promotion ou un article publié. Féliciter le prospect est un bon moyen de montrer votre intérêt pour lui et son activité. Vous pouvez par exemple utiliser des formules comme « je viens de lire l’article sur votre entreprise, félicitations pour ce papier qui montre que votre solution révolutionne le secteur d’activité ».

Ce type d’email de prospection doit contenir le nom de l’entreprise, s’adresser au prospect en utilisant son prénom et indiquer le rôle de l’expéditeur dans votre entreprise. Cependant, le mail doit avoir un contenu informatif pour avoir plus de valeur aux yeux du prospect.

L’email pour résoudre un problème

Cet email de prospection commerciale a pour but de convaincre le prospect que vous avez trouvé la source de son problème. Ensuite, vous pouvez proposer une solution en l’incitant à vous contacter pour avoir plus d’informations. Ce mail de démarchage doit résumer les modalités de votre intervention pour résoudre le problème du prospect comme l’utilisation des outils dernières générations.

L’email pour un critique constructif

L’intérêt de l’email de critique constructive est de mettre en avant les forces et les faiblesses d’un site d’entreprise. Ainsi, il va permettre de proposer une amélioration dont l’objectif est d’optimiser la stratégie marketing du prospect. Vous pouvez par exemple utiliser des formulations du genre « en parcourant vos pages, j’avais remarqué que… », ou « souhaitez-vous savoir comment vous pouvez attirer plus de prospects avec des contenus qualifiés ? ».

L’email pour attiser la curiosité

Le fait d’attiser la curiosité de votre client cible est le meilleur moyen de lui donner envie d’ouvrir et lire votre email. Le mail qui va susciter la curiosité du prospect doit avoir comme objet : « savez-vous exploiter votre réseau LinkedIn ». Dans ce cas, le message doit expliquer les méthodes professionnelles pour développer le business du prospect.

L’email de relance : un élément important de la prospection commerciale

Si l’email de prospection n’a pas eu de réponse, vous pouvez passer à l’étape suivante qui consiste à relancer le prospect. Le but de ce type de mail est de favoriser le passage à l’acte des clients cibles. Mais la réussite du mail de relance dépend de plusieurs facteurs comme l’utilisation d’un objet accrocheur pour le mail, l’approche personnelle, un résumé du courrier précédent et un appel à l’action. À noter qu’il est possible d’enchaîner avec un autre mail de relance après un troisième courriel et deux semaines sans réponse de la cible.

L’email de fidélisation d’un client dans la prospection commerciale

L’email reste un bon moyen de reconquérir et de fidéliser les clients. Ainsi, l’objectif de la prospection commerciale n’est pas seulement réussir la vente, mais surtout de fidéliser la clientèle. Dans ce cas, l’envoi d’un message à titre de remerciement pour la réussite de la vente ou une demande de retour d’expérience est indispensable pour tisser un lien avec un client. Le cas échéant, votre mail de fidélisation peut présenter une nouvelle offre intéressante pour votre cible, par exemple une promotion sur un service ou des soldes sur des produits.

Exemple de structure d’un email de prospection

Voici quelques astuces pour avoir la meilleure structure d’email de prospection.

Mettre en avant un sujet accrocheur

Cette première étape est importante pour espérer réaliser une vente à partir de votre mail. Un sujet accrocheur va contribuer à créer une première forte impression pour que votre email puisse se distinguer de la concurrence que le destinataire vient de recevoir. Le but étant de créer des liens cliquables sans à avoir passé dans les spams. Pour ce faire, soyez bref, car les sujets trop longs seront coupés dans de nombreuses boîtes mail notamment les versions mobiles.

Dans ce cas, pour rédiger le titre, il faut utiliser un objet différent à tous les autres e-mails. Pour cela, l’objet doit s’accorder avec la mission à réaliser auprès du prospect. Le but étant d’avoir un objet qui va capter l’attention de ce dernier pour qu’il ouvre votre e-mail de prospection. L’idéal étant d’avoir un objet en lien avec les besoins du futur client et votre service ou produit.

Pour susciter l’intérêt des utilisateurs et surtout les inciter à cliquer sur un email, vous devez utiliser des mots comme meeting ou rendez-vous. Cependant, il est déconseillé de mettre en avant des sujets trompeurs concernant une commande par exemple. Dans cette situation, vous risquez de ne pas conclure la vente.

N’oubliez pas que l’idéal est de personnaliser les emails en utilisant le nom de votre contact ou expliquer les solutions que vous vendez pour optimiser les processus du client cible.

Privilégiez les emails concis et personnalisés

Il est conseillé de faire des emails de moins de 100 mots pour espérer avoir une chance d’obtenir une réponse. Les emails de démarchage de 500 mots sont réservés aux contacts établis.

Quant à la personnalisation des emails, elle est la clé pour réussir vos ventes dans le futur. En effet, les grandes entreprises proposent des produits en fonction des intérêts de la clientèle. Elles privilégient également les publicités dynamiques sur les réseaux sociaux ajustés en fonction des actions de l’utilisateur.

Les modèles d’email de prospection facile à utiliser

Il existe plusieurs modèles d’email de prospection sur lesquels vous pouvez commencer à travailler.

Modèle d’email de l’aide gratuite

L’aide gratuite est un email de prospection à froid. Elle commence par une formule du genre « puis-je vous faire part d’une petite idée qui a aidé un de nos clients » et se termine par « quand pouvons-nous avoir un appel pour que je puisse vous expliquer ». Pour l’objet du mail, donnez une idée du service que vous allez fournir gratuitement.

Ce modèle d’email fonctionne s’il est à la fois court et pertinent. Il doit également être écrit d’une manière respectueuse. Il suffit de demander si le prospect a besoin d’aide.

Pour que l’email à froid B2B soit efficace, il doit proposer une valeur ajoutée pour la cible. Dans tous les cas, il est important de terminer vos emails par une question pour améliorer le taux de réponse.

Modèle de partage de méthode

Si le fait de poser des questions est un moyen efficace d’éveiller l’intérêt du prospect, pour être plus efficaces, des questions spécifiques et pertinentes doivent être posées. L’avantage est que ce genre de mail n’exige pas d’investissement important en temps et en argent. Des formules accrocheuses doivent être mises en avant dans ce genre de message : « vous voulez voir comment vous pouvez bénéficier instantanément de votre produit » ou « êtes-vous disponible pour un appel rapide de 15 minutes la semaine prochaine afin que je puisse vous donner quelques idées similaires ».

Ayez une bonne raison de contacter vos prospects

Il est important d’avoir une bonne raison de contacter vos prospects puisqu’avec l’email de prospection vous avez l’occasion de réussir à créer des campagnes qui ont du sens pour vos prospects. Voici quelques exemples de ce type de mail de démarchage.

Dans le cas où le prospect a visité votre site web

C’est une méthode d’emailing à la fois simple, mais surtout efficace. En effet, vous avez la possibilité de voir les personnes ou entreprises qui ont visité votre site web. Cette situation va vous donner la possibilité des emails totalement personnalisés, car vous savez qu’ils ont un intérêt pour votre marque ou service. Ce genre de prospects est plus susceptible de vous répondre. Cet email doit contenir par exemple des mots comme : « vous avez récemment visité notre site web » ou « j’espère que vous avez trouvé le ebook intéressant ».

Le mail d’information

L’email d’information est une solution pour établir un rapport avec un nouveau contact. Cette mise à jour peut avoir un rapport avec l’activité du prospect. La forme de ce mail de prospection peut donc s’adapter au contexte actuel de pandémie toute en gardant un angle de vente adapté. Cependant, il ne faudra pas faire d’hypothèses des réactions des clients cibles. Vous pouvez ainsi faire des phrases comme « j’espère que vous et l’équipe de [nom de leur société] résistez bien à l’épidémie de coronavirus » ou « qu’il est clair que votre entreprise a un impact sur le marché ou l’activité ».

Priorisez la transparence

L’une des justifications pour contacter les cibles est l’exploitation d’une liste de prospection commerciale. Vous pouvez par exemple exploiter cette logique lorsque vous êtes en présence d’un site sur un mot clé en particulier sur Google. Vous pouvez ainsi en déduire que le prospect est intéressé par un sujet en particulier. Pour justifier l’envoi d’un email de prospection commercial, le fait que le prospect utilise le même logiciel que son concurrent pour développer son entreprise. Dans ce cas, n’hésitez pas à mettre en avant des preuves chiffrées dans le corps du message.

Les bonnes pratiques à adopter dans l’élaboration des emails de prospection

En plus de l’adoption des règles de rédaction d’un e-mail de prospection déjà abordée, plusieurs autres pratiques complémentaires doivent être prises en comptant pour avoir des e-mails percutants auprès du prospect.

Respectez le principe RGPD-Friendly

Avec le RGPD ou le règlement général sur la protection des données personnelles, vous ne pouvez envoyer des emails qu’aux entreprises ou aux personnes qui ont données leur consentement pour recevoir des communications électroniques. Ainsi, envoyer des messages de prospection ou des promotions à des personnes qui n’ont pas demandé à les recevoir risque de vous exposer à des sanctions pécuniaires.

Déterminez le but de votre email de prospection

Un email de prospection ne doit avoir qu’un seul objectif pour éviter de perdre le prospect. L’objectif de votre message doit appeler à l’action comme celui d’avoir un rendez-vous téléphonique ou physique, l’inscription à un évènement, obtenir la signature du devis que vous proposez.

Utilisez des logiciels de gestion client et de sales automations

L’utilisation d’un logiciel de gestion de fichiers client ou CRM va vous permettre de centraliser les données personnelles de vos cibles. En effet, ce type de logiciel va vous donner une idée pour adapter chaque message en fonction du secteur d’activité, du challenge, et des postes dans la société. Il est donc primordial d’envoyer à la bonne personne au bon moment, l’email de prospection. Mais pour proposer une bonne expérience client, il est conseillé de poser des questions du genre « connaissez-vous notre dernière offre ? »

Quant aux logiciels de sale automation, ils permettent de réduire le temps passé par les commerciaux à envoyer des emails ou à relancer les clients. Ainsi, la production des équipes commerciales et leur motivation ne seront pas limitées par des tâches répétitives et rébarbatives.

Mettez en place plusieurs modèles d’emails

Les emails envoyés par l’équipe de prospection commerciale peuvent être standardisés notamment l’email de premier contact, de relance, ou de devis. Cependant, ces derniers servent de base à une personnalisation comme le nom de la personne ou l’entreprise et le domaine d’activité. Ils doivent être accessibles par l’ensemble de vos commerciaux depuis leur boîte mail.

Priorisez la qualité à la quantité

Pour des raisons d’organisation, il est plus que recommandé de rédiger un nombre limité d’e-mails, mais de bonne qualité. Vous pouvez aller de manière progressive si vous commencez la prospection tout en priorisant la qualité du service. Il est donc préférable d’envoyer quelques mails courtois qui mettent en avant les atouts de votre société au lieu d’une centaine de messages non personnalisés et froids. Un e-mail soigné sera plus efficace pour une prospection commerciale.

Analysez de manière périodique les emails envoyés

Une fois envoyé, il est judicieux de déterminer les statistiques des e-mails ouverts par les prospects. Cette pratique va améliorer votre stratégie de prospection commerciale. Pour faire cette analyse, vous devez prendre en compte des indicateurs de succès tel que le taux d’ouverture, de réponse et de réactivité qui est un rapport entre le nombre de réponse et d’ouvertures des emails.

Ces statistiques sont accessibles à partir d’outil d’email tracking qui va vous permettre de changer des méthodes adaptées à la situation. Les calculs effectués vont donc déterminer si l’envoi des e-mails a suscité un intérêt aux clients cibles.

Astuces pour personnaliser le contenu de l’email de prospection

Avant de faire la personnalisation de votre email de prospection, il est indispensable d’effectuer une recherche sur le prospect pour pouvoir répondre correctement à ses demandes. Cette recherche minutieuse est un plus pour la personnalisation des e-mails très appréciés par les lecteurs. Cette analyse est faite avant d’écrire et répondre aux attentes. Il est également important que le nom du prospect apparaisse dans le texte pour attirer son attention. Cette personnalisation est bénéfique pour la prospection commerciale et peut vous convaincre d’avoir un prospect attentif à l’email.

Ajoutez de la valeur ajoutée à votre email de prospection

Si par principe, l’email de prospection ne doit être trop long ou trop court, l’un des éléments importants est la valeur ajoutée qui va donner une bonne impression au prospect. Vous pouvez par exemple lui donner des conseils pour réaliser son projet marketing, l’aider à trouver un fournisseur ou un produit déterminé. Il faut adopter un mail qui ne va pas faire perdre du temps à la cible de lire votre e-mail. En effet, si vous apportez de la nouveauté, le prospect sera plus attentif. Ainsi, vous aurez plus de chances de conclure une affaire. La meilleure méthode est d’évoquer les problèmes du client et les solutions qui vont valoriser votre e-mail.