Le tableau de prospection et de suivi des clients est considéré comme le tableau bord de votre entreprise. Il joue un rôle important dans la prospection et la gestion des leads. Occupant le poste de chef d’entreprise, vous devez toujours placer sous réserve des prospects. Et ce, tout en suivant de près la relation avec vos leads et clients actuels. Par conséquent, le tableau de prospection et de suivi semble obligatoire pour n’importe quel porteur de projet. Et surtout, si celui-ci désire instaurer une bonne stratégie commerciale.
Les points importants à savoir sur le CRM
L’outil crm est désormais disponible au format excel. Ce tableau commercial semble facile d’usage et convient parfaitement aux premiers tests dans la prospection. Et ce, avant de choisir un modèle de logiciel plus compliqué. Avec ce plan d’action commercial, votre productivité deviendra plus active, vos clients montreront plus de fidélité, votre vente s’accroitra, etc. Certains outils marketing et sales ont du mal à se trouver une place parmi les gadgets…. Le logiciel CRM en fait partie. Faisant partie de vos processus, le crm s’avère très pratique du point de vue commercial.
Il participera à l’optimisation de vos interactions avec vos prospects ou clients pour une vente plus élevée. Le premier crm fonctionne facilement. Il faut juste compléter un tableau avec l’appellation de votre client et son entreprise. Après cela, il ne reste plus qu’à montrer la future action à instaurer et à quel moment. Quel est l’atout du format excel de ce logiciel ? Le premier tableau complété passe par un autre qui s’actualisera tout de suite. Ce croisement fait sortir de façon automatique des graphiques afin de clarifier votre activité commerciale.
Les informations à ajouter dans votre base prospects
Avant tout, il existe des données faciles, mais pratiques afin d’exécuter le plan action. Elles sont composées de l’appellation du client, de l’email, de l’adresse, du téléphone, de l’appellation du contact et de ses coordonnées…. Les informations de qualification comprennent l’effectif, le chiffre affaires de l’entreprise, le potentiel immédiat, les comptes à suivre, etc. Sans oublier, les données d’action comme l’historique des rencontres, l’historique des appels, …
La mise du tableau de bord de suivi commercial
D’habitude, le tableau de bord de vente participe à la description des objectifs commerciaux et le contrôle de leur réalisation. Il permet de suivre de près la prospection commerciale. Prévenir en cas de diminution des résultats est encore inclus. Cependant, le tableau excel semble utile pour détecter les origines des dysfonctionnements. Il permet de veiller sur le terrain et d’en extraire les points positifs afin de s’améliorer.
Le tableau fait correspondre les objectifs avec la stratégie commerciale. Le tableau de bord commercial doit se montrer plus qu’un banal tableau de suivi des ventes. Ses données doivent présenter davantage le lien client en général, de la première relation (lead) jusqu’au contrat conclu (client obtenu). Sans oublier la phase de la négociation (prospect). Son étude doit aboutir à une remise en cause et à des perfectionnements.
L’importance du fichier client
S’occuper d’un fichier client représente une lourde responsabilité. Or, le fichier excel client se révèle être d’un grand soutien dans la gestion réalisée par le chef d’entreprise. Le fichier client dispose de nombreuses fonctionnalités. Premièrement, ce type de fichier disponible en format excel simplifie l’organisation et le gain de temps. Il s’agit d’un modèle de document centralisant toutes les coordonnées des prospects et des clients. Avec l’aide du fichier, les objectifs sont atteints plus simplement. Par exemple, les informations sont repérées en un rien de temps, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone est retrouvé plus aisément. Deuxièmement, en matière de gestion de la prospection, ce modèle de bord est considéré comme la mémoire de la relation client.
En prospection commerciale, le fichier client contient des entretiens téléphoniques, des achats, des rendez-vous commerciaux. Il peut également dévoiler les actions prédéfinies ou encore à exécuter. Troisièmement, toujours dans la gestion de la prospection, le fichier client favorise l’étude des prospects. Sans oublier la déduction des conclusions sur le plan du positionnement commercial. L’étude du fichier commercial clarifie le chef d’entreprise sur les spécificités et le comportement de ses prospects. Quatrièmement, le fichier client représente l’outil parfait pour les actions commerciales ou les actions de communication. Par exemple, il existe les actions de fidélisation envers les prospects. Côté commercial, il s’agit du fondement parfait pour les relances commerciales, les e-mailings, les publipostages, la carte de fidélité…
Prospection, synonyme d’organisation
Sur le plan de la vente, la prospection se présente comme le nerf de la guerre, mais aussi le talon d’Achille des organisations. Effectivement, il ne s’agit pas du côté le plus amical du cycle commercial et c’est certainement celui qui requiert le plus de travail envers le prospect. Dans un plan commercial b to b parfait, vous reconnaissez un prospect, vous vous mettez en relation avec lui. Puis, vous déterminez un besoin et présentez une idée. Malheureusement, cet univers parfait ne se présente que dans des rares moments. Dans le monde réel, il faut répéter trois fois avant de contacter un prospect. Puis, il faut le recontacter le lendemain à 17 h 30 parce qu’il assiste à une réunion.
Un rendez-vous n’est fixé qu’un mois après. Un second rendez-vous doit, par la suite, être réarrangé avec son directeur… C’est primordial de bien planifier son emploi du temps. Et ce, afin d’assurer la gestion de ces nombreuses relances sur des dizaines, même des centaines de prospects en même temps. Il faut maintenir une piste de la totalité de ces échanges et voir avec clarté et exhaustivement toutes vos relances. En négligeant ces points, vous pouvez rater des opportunités et/ou vous disperser sans réellement être compétent.
Conclusion
Ainsi, une prospection bien accomplie repose sur une parfaite organisation des fichiers client et des fichiers de prospection. L’usage d’un logiciel CRM est vivement conseillé pour l’exploitation des données et une optimisation de la relation client. La solution de gestion doit correspondre avec les besoins de l’entreprise. C’est à la charge des commerciaux d’arranger la prospection commerciale. Notons que celle-ci varie en fonction des canaux sélectionnés, de la fréquence, du volume d’appels…
