RGPD et la messagerie professionnelle

Fév 13, 2021 | Prospection Commerciale

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Une nouvelle norme de protection des données personnelles est entrée en vigueur en Mai 2018, Règlement général sur la protection des données (RGPD). Alors naturellement, ce thème est toujours au cœur de la réflexion commerciale marketing ou de la prospection commerciale cnil. Cette nouvelle règle cause-t-elle des problèmes au sein de votre entreprise ? Comment la configurer ? Quelles seront les répercussions sur votre organisation ? Autant de questions à répondre.

Les principes d’un RGPD

Le RGPD a pour but de consolider les droits des êtres humains à leurs données personnelles et de normaliser au sein de l’Union Européenne, les lois européennes sur la protection des données. Vous devez retenir les principes ci-après :

  • Comme indiqué auparavant, le RGPD renforce le droit des individus d’approuver et d’accéder aux données en ce qui les concerne. Concrètement, vous devez encourager les utilisateurs d’accepter explicitement la collecte et le traitement de leurs données personnelles. Cependant, les utilisateurs peuvent retirer le formulaire de consentement à tout moment.
  • La définition des données personnelles s’étend à tout ce qui peut identifier directement ou indirectement un individu : les adresses email professionnelles seront désormais traitées comme des données personnelles.
  • L’entreprise sera tenue de communiquer clairement son utilisation adresse mail sans autorisation ou l’utilisation des données à ses collaborateurs et ses partenaires. Il a le droit de les modifier et de les supprimer.

Par ailleurs, cette liste est inachevée. Si l’entreprise ne respecte pas le RGPD, il devra en subir les conséquences. L’entreprise se verra payer une amende maximale de 4% de son chiffre d’affaires et aussi une amende de 20 millions d’euros pour les fautes les plus graves.

Une adresse professionnelle est-elle une donnée personnelle ?

Selon l’étude approfondie des CNIL et de RGPD, il est impossible que l’email professionnel soit tout à fait professionnel à 100%. Chacun de vos employés peut tout à fait envoyer un email à leurs conjoints pour les informer d’un éventuel rassemblement inattendu ou d’un retard de retour à la maison.  En conséquence, l’email professionnel est autorisé à des fins personnelles.

RGPD et messagerie professionnelle

Dans le cadre de la mise en œuvre du rgpd, pour rendre vos outils et bases de données conformes aux exigences réglementaires, vous devez être en mesure de renvoyer tous leurs emails personnels aux employés sortants. L’application de la charte éditoriale vous facilitera la classification et le transfert des données pertinentes.

Consentement RGPD et adresse professionnelle

Tout d’abord, rappelez-vous que le consentement est l’une des bases pour légaliser le traitement des données à caractère personnel : articles 6 à 8 du RGPD. De ce fait, il doit être libre et clarifié même pour un usage marketing. La personne en charge du traitement des données doit sauvegarder la preuve qu’il a bien obtenu le consentement avant le traitement. Les supporters qui soutiennent des explications envoyées par email à des professionnels pour exploration sans leur consentement peuvent s’appuyer sur des documents générés par la CNIL avant l’entrée en vigueur du RGPD. En effet, dans ce document d’octobre 2016, les messages publicitaires destinés à être envoyés à l’adresse email professionnelle d’une personne physique et dont l’objet est lié à sa profession ne nécessitent pas le consentement du destinataire. Toutefois, la CNIL a précisé que tous les organismes qui envoient des emails aux adresses professionnelles à cet effet ont l’obligation de leur tenir au courant bien avant.