La prospection commerciale définition est une démarche indispensable pour assurer la croissance économique d’une entreprise. Plusieurs méthodes sont choisies pour effectuer une campagne de prospection notamment la descente sur terrain, la prospection téléphonique, prospection en ligne via réseau sociaux, et bien d’autres. Depuis quelques années, les prospecteurs ont envahi les informations personnelles des prospects en toute liberté. Par conséquent, la CNIL a mis en place des règlements pour assurer la protection de données personnelles. Non seulement, cette autorité administrative veille au droit des utilisateurs dans l’univers numérique, elle peut également contrôler et sanctionner en cas d’infraction.
Quelles sont les missions de la CNIL ?
La CNIL signifie commission nationale de l’informatique et des libertés. Il s’agit d’une autorité administrative indépendante. Elle accompagne les professionnels dans le respect de la réglementation et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et leurs droits.
Dans la pratique, cette autorité administrative exerce les missions suivantes :
Information et protection des droits
La CNIL répond aux besoins et demandes des entreprises et des particuliers. Elle mène des activités de communication auprès du public à travers les médias, les sites Internet, la présence sur les réseaux sociaux ou en fournissant des outils pédagogiques. De nombreuses organisations, entreprises ou institutions sollicitent directement des actions de formation et de sensibilisation sur le RGPD. La CNIL participe également à des séminaires académiques, des salons ou des conférences pour notification et en est informée en même temps. Il rassemble un collectif de plus de soixante organisations qui ont agi en faveur de l’éducation numérique.
Dans le cadre de ses activités, la CNIL a pour mission de fournir une information continue au public à travers des activités de formation et de publicité au RGPD. Toutes personnes peuvent accéder au traitement de leurs données et traiter les plaintes à sono encontre. Ces plaintes concernent la réputation en ligne, le commerce, ressources humaines, banque et crédit.
Accompagnement pour la conformité
L’objectif prioritaire de la CNIL est la mise en conformité, c’est la raison pour laquelle elle exerce une mission de régulation et de conseil. Elle aide les professionnels à respecter la loi en vigueur. La conformité présente un indicateur de bonne gouvernance qui peut répondre à la réputation, à la confiance et à l’avantage concurrentiel d’une entreprise. Afin d’aider les organisations privées et publiques à se préparer à l’entrée en vigueur du RGPD, la CNIL met à disposition une boîte à outils complète adaptée à leur envergure et à leurs besoins.
La CNIL exerce également une mission de conseiller. Ces activités de conseil et de régulation de la CNIL sont diverses : avis, suggestions et auditions parlementaires sur des projets de réglementation gouvernementale liés à la protection des données personnelles ou à la création de nouveaux documents. Elle veille à la recherche des solutions afin que les organisations publiques et privées puissent atteindre leurs objectifs légitimes dans le strict respect des droits et libertés des citoyens.
Innovation et prospective
La CNIL travaille avec les entreprises pour promouvoir des solutions respectueuses des données personnelles. Dans le cadre de son activité, elle s’intéresse à tous les signaux liés à la protection des données, notamment les signaux fiables et les sujets émergents. Elle contribue au développement de solutions technique de prospection commerciale pdf pour protéger la vie privée en fournissant le plus tôt possible des suggestions à l’entreprise conformément à la logique de confidentialité conçue.
Contrôle et sanction
La CNIL contrôle et vérifie si les entreprises qui traitent les données appliquent la législation. En cas de manquement ou infraction, elle peut donner un avertissement aux organismes concernés, et peut aussi décider de les sanctionner.
A l’issue de plaintes ou réclamation, si les responsables du traitement et sous-traitants ignorent les réglementations ou lois RGPD, la commission restreinte de la cnil peut infilguer des amendes aux responsables du traitement qui ne respectent pas ces textes.
La prospection commerciale et le RGPD
Dans ces actions de prospection, toutes entreprises sont tenues de respecter les exigences de conformité de la CNIL. Elles sont dans l’obligation de louer, ou acheter une base de données contenant des informations privées.
Le 25 mai 2018, on a mis en place la réglementation générale pour la protection des données ou le RGPD. Cette nouvelle législation renforce les obligations des professionnels à quatre niveaux. Premièrement, la méthode de collecte des données, consentement préalable n’est pas obligatoire, mais c’est recommandé. Deuxièmement, tout contact doit pouvoir accéder aux informations les concernant, c’est le droit d’accès aux données. Troisièmement, le droit à l’oubli, la demande de suppression des données personnelles est autorisé à tout moment. Enfin, les entreprises sont obligées d’informer les contacts concernés en cas de fuite ou perte de données au moins 72 heures qui suivent le problème.
Il est important de tenir en compte que le RGPD ne modifie pas règles applicables aux emails de prospections, qu’il s’agisse de prospection commerciale b2b ou B2C.
La prospection en B to C
En ce qui concerne le business to consumer, selon le principe du RGPD, il ne faut jamais publier d’informations commerciales sans le consentement préalable du destinataire. Si les gens ont explicitement accepté pour être démarchés lorsqu’ils collectent leurs adresses e-mail, ils peuvent faire de la publicité par courrier électronique.
Il existe deux exceptions à ce principe : d’abord, si le client potentiel est déjà un client de l’entreprise et que la prospection concerne des produits ou services similaires à ceux déjà fournis par l’entreprise. Ensuite, si la prospection ne s’agit pas d’une commerciale, par exemple la charité.
Dans les deux cas, la personne doit être au courant que son adresse email sera utilisée à des fins de champs de prospection. Elle peut aussi s’opposer à une telle utilisation de manière simple et gratuite.
La prospection B to B
Le principe est le droit à la connaissance et le droit à l’opposition. Cela veut dire que la personne doit être, lors de la collecte de son adresse électronique :
- informé que son adresse sera utilisée pour effectuer une prospection commerciale téléphonique
- en mesure de s’opposer à cette utilisation
L’objet de l’offre ou de la sollicitation doit être lié à la profession de la personne contactée. Les adresses professionnelles génériques ou coordonnées de personnes morales ne se sont pas soumises aux principes du consentement et également du droit d’opposition.
Que la prospection soit en B2B ou en B2C, chaque courrier électronique doit contenir l’identité de l’annonceur, et fournir un moyen facile de s’opposer à la réception de nouvelles demandes, par exemple, lien pour se désabonner à la fin du message.
Il est recommandé par la CNIL d’obtenir un accord préalable ou le droit d’opposition via la case à cocher. L’utilisation des cases précochées doit être évitée, car c’est illégal.
Il est à noter que le non-respect de ces dispositions sera sanctionné par la CNIL.
Quels sont les principes à suivre pour transférer des données à des partenaires commerciaux ?
Le respect des principes qu’on va mentionner ci-dessous peut être obtenu sous différentes formes afin que la méthode de collecte des consentements et des informations puisse être adaptée à l’interface et aux supports de communication utilisés par chaque société.
- Avant la transmission à des partenaires, la personne est tenue de donner son consentement
- Elle doit être en mesure d’identifier le partenaire et le destinataire des données à partir du formulaire de collecte de données.
- Elle doit être informée des changements dans la liste des partenaires, surtout l’arrivée de nouveaux partenaires. Ces informations doivent inclure le nom de la société qui a transféré les données au partenaire, et les droits de la personne concernée, notamment le droit de s’opposer à la nouvelle prospection commerciale du nouveau partenaire.
- Le consentement recueilli par les sociétés qui collectent les données pour le compte de leurs partenaires n’est valable que pour ce dernier. Par conséquent, les partenaires ne peuvent pas envoyer à leur tour les informations reçues à leurs partenaires sans obtenir à nouveau le consentement éclairé du personnel concerné, notamment en ce qui concerne l’identité de la nouvelle organisation, qui deviendra les destinataires de leurs données. Il n’est pas possible de transmettre le formulaire de consentement.
- À leur tour, les partenaires de la personne concernée doivent indiquer comment exercer leurs droits, en particulier le droit d’opposition, et la source des données utilisées lors de la première communication.
- Pour exprimer le doit d’opposition, il est possible de le faire directement auprès des nouveaux partenaires ou auprès de l’entreprise qui a collecté en premier les données. Cette société doit le récupérer directement à son partenaire, qui est le destinataire des données.
Prospection commerciale : mettre en pratique le RGPD pour maîtriser sa relation client
Permettre aux clients de contrôler leur donnée personnelle est un gage de qualité et de réputation de marque. Surtout s’ils comprennent que vous respectez entièrement leurs choix et ne leur demandez que lorsqu’ils le souhaitent.
Pour prospecter des nouveaux clients
De nombreux outils vous permettent d’attirer des personnes qui ne sont pas encore devenues vos clients pour développer votre entreprise. À des fins de sollicitation commerciale, lors de l’utilisation de données personnelles comme le nom, email, numéro de téléphone, des règles importantes s’appliquent à vous.
- Sans précaution, veuillez ne pas utiliser de données personnelles librement accessibles sur Internet. Par exemple, être dans le répertoire téléphonique sur Internet ne signifie pas que la personne accepte votre appel, elle peut être inscrite sur la liste anti-canvas de ses opérateurs.
- Méfiez-vous des bases de données marketing qui ne vont vendues sur Internet à des prix très attractifs. Souvent, les données ne sont ni fiables ni collectées dans des conditions légales.
- Il est important d’utiliser des documents qualifiés c’est-à-dire contenant des données fiables sur les personnes qui prioriseront les services que vous fournissez. Cela vous évitera de vous plaindre auprès de la CNIL et des avis négatifs des consommateurs sur votre entreprise.
Selon la méthode de détection que vous utilisez, la personne de contact doit d’abord exprimer son consentement pour recevoir votre message (acceptation opt-in) ou ne pas exprimer de rejet ( opt-out).
- L’opt-in consiste à obtenir le consentement préalable du destinataire de l’annonce : s’il ne dit pas oui, alors c’est non. C’est le cas de l’envoi de publicités B to B par e-mail, SMS, MMS , téléavertisseur automatique ou fax.
- L’opt-out, lorsque le destinataire de l’annonce n’a pas d’objection, le retrait est le contraire ; s’il ne dit non alors c’est oui. C’est le cas des publicités B2b envoyées par email ou par téléphone.
Dans tous les cas, les gens devraient pouvoir choisir de ne pas accepter votre nouvelle sollicitation, lorsque vous les contactez et que vous vous organisez pour considérer efficacement ces exigences, offrez-leur cette possibilité.
Ces règles s’appliquent à la prospection des clients actuels, selon la méthode de détection ( email, SMS, téléphone, etc. ), les règles de collecte des consentements ne sont pas toujours les mêmes. Il est donc important de fournir des fonctionnalités dédiées et ergonomiques afin que vos clients puissent exprimer facilement leurs préférences de communication. N’oubliez pas également d’informer vos clients des méthodes existantes d’appel d’offres commercial.
Pour fidéliser vos clients
Acquérir des nouveaux clients signifie généralement, vouloir les fidéliser et construire une relation durable basée sur la confiance mutuelle. La protection des données clients contribue à cette confiance. Il est donc important de respecter les règles suivantes :
Il n’est pas toujours nécessaire de collecter des données personnelles pour vendre des produits, alors, il est important de faire le tri. D’autres part, pour créer des factures, et fournir des garanties pour établir des relations clients à long terme, vous devez informer les clients des données nécessaires à la prestation des services. S’ils acceptent, vos clients peuvent vous fournir plus d’informations afin que vous puissiez leur fournir d’autres services optionnels. Par exemple : enregistrer l’historique des achats dans un programme de fidélité en échange de promotions. Mais dans certains cas, vous devrez demander aux clients des pièces justificatives comme une pièce d’identité. Cependant, conserver les pièces justificatives ou même leurs copies peut ne pas être utile. Il suffit de conserver les informations justifiées.
Lors de la collecte, il est important d’indiquer aux clients comment vous gérer leurs données. Dans vos conditions générales de vente, vous pouvez inclure une rubrique protection des données accessible et compréhensible par tous. Il est important de fournir des instructions d’information sur chaque formulaire de collecte. Vous pouvez également fournir un moyen simple et rapide de vous contacter pour exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression. Si vous souhaitez louer ou partager leurs coordonnées avec des partenaires commerciaux, assurez-vous de demander les préférences du client. Si cela concerne leurs coordonnées électroniques, vous devez obtenir leur consentement et vous devez conserver le certificat.
Selon les règlements, les sociétés ne doivent pas conserver les données indéfiniment. Si le client ou le prospect est inactif pendant une longue période, par exemple, trois ans à compter de la fin de la relation commerciale, veuillez fournir des services de suppressions d’informations. Cependant, en raison d’obligations légales, vous devez conserver certaines données, Vous pouvez donc les archiver dans une autre base de données avec un accès plus restreint.
Est-il nécessaire d’obtenir au préalable un consentement pour la prospection commerciale par mail, fax ou SMS ?
Le consentement préalable de la personne concernée doit être entre vos mains avant d’envoyer des messages publicitaires. Pour être valable, ce consentement doit être explicite. Vous devez tenir en compte que dans le cadre de la législation de CNIL, le fait d’accepter les conditions générales de vente ne signifie pas accepter d’effectuer une prospection commerciale confinement. Ensuite, vous ne devez pas non plus vous attendre à un consentement en fournissant une case précochée. Enfin, il est convenu que cela ne devrait pas être lié à la réception de récompenses, d’une réduction, etc.
Par conséquent, la CNIL recommande les méthodes suivantes à collecter dans une case à cocher sur le document rempli par la personne : ‘’si vous souhaitez recevoir notre proposition commerciale ou la proposition commerciale de notre partenaire par voie électronique, veuillez cocher le chapiteau suivant.’’
Il est possible d’envoyer des invitations aux clients pour des produits et services similaires à ceux déjà obtenus par les consommateurs concernés sans solliciter leur consentement.
Quels sont les principes des règles de protection des données personnelles ?
Il existe quatre principes des règles de protection des données personnelles. Premièrement, le principe de finalité, le responsable du document ne peut enregistrer et utiliser des informations sur des personnes physiques qu’à des fins spécifiques, légales et aussi légitimes. Deuxièmement, le principe de proportionnalité et de pertinence, aux fins de l’archivage, les informations enregistrées doivent être pertinentes et strictement nécessaires. Ensuite, le principe de la durée de conservation limitée, il est impossible de conserver indéfiniment les informations des personnes physiques dans des fichiers. Une durée de conservation précise doit être fixée, en fonction du type d’informations enregistrées et de la finalité du dossier.
Conclusion
Tout entreprise a chacun un objectif à atteindre, tel l’acquisition des clients pour assurer son développement. Mais pour atteindre cet objectif et répondre correctement à la question « pourquoi prospecter« , la prospection est une stratégie marketing importante. Toutefois, il est important de respecter les législations en vigueur dans toutes les actions de prospection pour mener à bien votre activité.
