Comment faire sa prospection par courrier ?

Fév 5, 2021 | Prospection Commerciale

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Une étape importante dans tous les secteurs d’activités économiques et de marketing, la campagne prospection commerciale prend part à l’assurance de développement des entreprises et de ses activités. Plusieurs canaux sont disponibles pour le lancement d’une campagne de démarchage commercial. La prospection téléphonique reste la méthode reine, néanmoins l’e-mailing et le mailing postal (prospection par courrier postal) offrent d’autres possibilités à découvrir. Si même le démarchage  par le courrier postal était délaissé durant des années à cause de l’évolution numérique et l’internet, ce dernier redevient un vrai support de choix permettant de créer un lien avec un prospect. Un petit zoom sur la prospection disponible par courrier.

Le démarchage commercial par courrier

Une des différentes techniques de prospection, la prospection commerciale via courrier postal possède une grande flexibilité en ce qui concerne la personnalisation du contenu et la créativité à travers le message publicitaire diffusé. De plus, concernant sa forme, la lettre commerciale détient une large gamme de qualité (sur le papier, les couleurs utilisées, les images et l’enveloppe). Au certain, ces avantages peuvent s’appliquer aux newsletters pourtant, il y a une grande différence qui rend le courrier plus apprécié. Avec un taux de lecture de 90%, la conception du courrier fait partie des pratiques de marketing les plus positifs. La sollicitation par courrier est nettement perçue comme moins intrusive lorsque les messages commerciaux via l’e-mailing fourmillent. Il est vrai que dans l’aspect économique, l’envoi d’email coûte moins cher par rapport à l’envoi d’un courrier postal. Néanmoins, il faut garder à l’esprit que les éventuelles économies (avec une échelle très intéressante) offertes par l’envoi en masse peuvent carrément faire baisser le coût unitaire d’une lettre prospection.

La prospection commerciale : l’e-mailing

Une méthode moyenne, la campagne de prospection commerciale par mail obtient un taux de lecture d’environ 20%. Contrairement au courrier, celle-ci peut atterrir dans le SPAM. En effet, le contact n’accordera que quelques secondes pour le lire. De ce fait, le message commercial envoyé est toujours direct, clair et bref. Le mail doit être personnalisé, en fonction du prospect, afin de le valoriser. Court et précis, le message reste dans le style professionnel pour évoquer la grandeur de l’entreprise. De plus, la prospection commerciale par les mails privilégie des visuels et infographies de qualités attirant les clients à lire les blocs de texte. Le corps du mail est souvent mis aux couleurs de la charte graphique de l’entreprise pour créer une cohérence avec le site internet. Sans sources de méfiance, ses messages ne comportent aucune pièce jointe, mais notamment des liens renvoyant à des pages spécifiques du site internet de l’entreprise. Concernant les différents terminaux (PC, tablette, Smartphone), l’email s’adapte à toute taille afin de permettre aux prospects de lire avec aisance. Toutefois, que ce soit l’e-mailing ou mailing postal, une base de données reste un outil indispensable pour mieux trouver un client potentiel.

La base de données et la CNIL

Une base de données reste un « must have » dans le domaine de prospection commerciale. C’est dans cette base de données que les fichiers renfermant toutes les données personnelles des prospects (tels que nom, numéro téléphone disponible, etc.) se trouvent. Pour plus de performance, cette dernière doit être régulièrement à jour. En effet, une vérification sur les coordonnées et les activités des clients potentiels (changement ou arrêt) est essentielle afin de pouvoir éviter une perte de temps et d’investissement inutile. En outre, pendant la préparation de la prospection notamment du fichier de prospection contenu dans la base de données doit avoir les informations nécessaires afin de personnaliser la lettre de prospection et d’apporter un ton adéquat. Il existe deux moyens efficaces pour obtenir ces informations. Tout d’abord, les moyens internes qui consistent à collecter des contacts lors des événements de l’entreprise ou à trouver le client disponible par les recommandations des clients. Par ailleurs, les moyens externes consistent à consulter des annuaires, acheter/louer une base de données, ou utiliser les réseaux professionnels et les réseaux sociaux. Cependant, en décembre 2019, la cnil publiait un récapitulatif des règles applicables aux prospections par email et par courrier. C’est-à-dire que dans les deux cas, tous les messages et lettres commerciaux doivent obligatoirement contenir l’identité de l’annonceur et préciser le droit opposition à la sollicitation du prospect. La violation de ce règlement est susceptible d’être sanctionnée par la cnil.

Technique de rédaction : la mise en forme de la lettre

Avant de bénéficier d’une réponse satisfaisante, soigner la forme du texte des lettres commerciales reste essentiel. De plus, si les textes sont en blocs, le contenu rédactionnel ne sera pas aéré. Hormis la mise en place de la structure des paragraphes, il faut penser à la longueur des phrases d’accroches. Afin de rendre la compréhension du texte facile et rapide, les phrases longues et compliquées sont fortement déconseillées. En outre, l’utilisation des soulignements et les changements des caractères (gras ou italiques), tout en évitant d’en abuser, permettent la mise en relief de la lettre commerciale (peuvent aussi s’appliquer aux messages commerciaux). Afin de simplifier l’information et de donner un style emprunté à l’oral, la nominalisation et l’usage des autres ponctuations telles que les points d’exclamation ou les points d’interrogatifs s’avèrent la solution idéale. Il faut personnaliser le style des lettres pour montrer aux prospects qu’ils sont au centre de l’intérêt de l’entreprise. Pour se démarquer, la mise en forme du courrier doit être adéquate avec la charte graphique de la société ; être munie d’une signature manuscrite permettant le renforcement l’intention individuelle ; avoir un code QR et les coordonnés de l’entreprise.

 Technique de rédaction : le contenu de la lettre

Électronique ou postale, une lettre de prospection doit être bien soignée au niveau de son contenu pour recevoir une bonne réponse. Tout d’abord dans l’une des étapes de la prospection, il faut rédiger un mail de prospection avec une accroche commerciale efficace et agréable. Ces premiers mots doivent éveiller sa curiosité et son attention. Valoriser brièvement les services offerts  et les produits de vente permet de donner envie aux clients de lire la suite. Concernant le contenu de la lettre de prospection commerciale, ce dernier doit énoncer et développer le sujet mentionné dans l’accroche ; confirmer aux prospects l’impression positive qu’ils ont eue en lisant les premiers mots. Par ailleurs, en énumérant les problèmes pouvant être rencontrés par le client potentiel, le lecteur doit pouvoir s’identifier dans le contenu lettre prospection. Ensuite, il faudra mettre en évidence les solutions et les avantages des services et produits proposés par l’entreprise. Le dernier, mais pas le moindre consiste à faire une prise de congé courte, simple et pertinente. Les longues formules de politesse sont à éviter pour jouir d’une réponse positive.