Dans les ventes, les clients potentiels sont la clé du problème, mais c’est généralement le talon d’Achille de l’entreprise. En fait, ce n’est pas nécessairement la partie la plus cool du cycle économique, et c’est certainement la plus ennuyeuse.
Qu’est-ce qu’un tableau de prospection ?
Le suivi est nécessaire pour bien saisir les besoins, les attentes et les opportunités chez les clients potentiels et les clients habituels. Le tableau conseillé vous permet d’organiser celui-ci et de garder un résumé de toutes les communications et contacts avec les prospects et clients lors d’une prospection commerciale exemple. Il vous guide également et vous aide à planifier une enquête.
Dans un tableau Excel, vous disposez d’une feuille de route pour sillonner tout au long de l’année. De plus, vous pouvez facilement hiérarchiser les opérations en fonction du potentiel, de l’importance et de l’urgence du client.
L’enjeu du tableau de bord de suivi commercial
Traditionnellement, les tableaux de bord d’entreprise sont utilisés pour :
- Définir les objectifs commerciaux et suivre leurs réalisations,
- Surveiller régulièrement le comportement des commerciaux,
- Une alarme est émise lorsque le résultat baisse.
Cependant, il doit également être utilisé en premier :
- À la recherche de la raison qui ne marche pas
- Observer le terrain et en tirer des leçons pour faire mieux,
- Ajuster les objectifs et les stratégies.
Le tableau de bord métier excel ne doit pas être un simple tableau de suivi des ventes, il doit vous permettre d’envisager l’ensemble de la relation client (du premier contact (client potentiel) au contrat signé (acquisition d’un client), en passant par l’étape de négociation (prospect). L’analyse doit conduire au questionnement et à l’amélioration.
Quelle est son utilité ?
Les fichiers clients ont plusieurs objectifs.
- Les profils clients peuvent vous aider à vous organiser et à gagner du temps. Ce document rassemble toutes les informations de contact des clients et des prospects en un seul endroit. Les fichiers clients permettent de retrouver rapidement des informations et d’accéder immédiatement aux adresses mail prospection startup ou numéros de téléphone,
- Les fichiers clients sont des souvenirs des relations clients. Le profil du client peut inclure l’historique des achats, les rendez-vous professionnels et les entretiens téléphoniques ; il peut également indiquer des actions planifiées ou en attente.
- Les profils clients permettent au vendeur d’analyser leurs clients et de tirer des conclusions de leur positionnement commercial. L’analyse des dossiers clients permet aux chefs d’entreprise de comprendre les caractéristiques et les comportements des clients. Grâce aux données du fichier croisé, il est possible de constater des phénomènes de consommation et de tirer des conclusions au niveau commercial. Il est question de CRM (Customer Relationship Management).
- Enfin, les profils clients sont un outil idéal pour les activités de communication ou les activités commerciales (comme les activités de fidélisation). C’est une base idéale pour le publipostage, le courrier électronique, les rappels d’affaires, les cartes de membre, etc.
- État
La première colonne permet de définir le stade de votre relation commerciale avec votre contact. Il est recommandé de proposer cinq étapes pour vendre de manière plus classique.
Stade 1 – Prospects : Vous avez discerné, mais ne connaissez pas encore cette personne/entreprise, vous ne connaissez donc pas sa capacité.
Stade 2 – Qualifiée vieille : Vous avez effectué un ou plusieurs échanges (courriels, appels téléphoniques, rendez-vous, etc.), et il s’avère que ce type de contact ne suscitera pas l’intérêt des gens dans les 3 à 6 mois. À moyen terme, il devra se redresser.
Stade 3 – Qualifications possibles : Vous avez eu un ou plusieurs échanges (email, téléphone, rendez-vous, etc.) et vous avez déterminé que vous devez prospecter. Stade 4 – Client : Vous êtes en relation avec ce contact.
Étape 5 – Anciens clients : les contacts avec lesquels vous avez travaillé et qui doivent être reconnectés pour déterminer les nouveaux besoins, une technique de prospection commerciale terrain indispensable.
Hors phase – Réseau : contacts pertinents de votre réseau qui ne sont pas des clients potentiels directs.
Hors phase – Out : le contact sera supprimé du dossier de prospection commerciale.
Cette colonne, vous pouvez déterminer la priorité des prospects « les plus chauds » et être en mesure de vous canaliser sur les clients qui seront intéressés à un moment donné : les activités de mailing/appel des clients potentiels (stade 1), des rappels ciblés pour les qualifiés potentiels (stade 3), activités de réactivation d’anciens clients (stade 5).
Il est également recommandé d’attribuer uniquement la même étape à tous les contacts de la même entreprise.
- Informations
Les informations essentielles décrivant vos prospects.
- Nom : Pour les grands groupes, vous pouvez ajouter la colonne « entité » du « nom du client potentiel » (par exemple, [nom] Orange/[entité] Marketing France)
- Catégorie : la « catégorie » du client vous permet d’identifier des clients potentiels (par exemple : grands clients/PME/collectivités/associations). Remarque : c’est à vous de déterminer la catégorie et de modifier le menu déroulant en conséquence. « Industrie » classe facilement vos prospects.
- Secteur d’activité : cela vous aide à sélectionner facilement vos clients cibles.
Remarque : il vous appartient de déterminer la portée de l’activité et de modifier le menu déroulant en conséquence.
- Coordonnées
Toutes les informations pertinentes pour contacter les clients potentiels.
- « Contact » : Nom et prénom. Si vous le souhaitez, vous pouvez le diviser en deux colonnes.
- Colonnes « Fonction », « Téléphone » et « Mail » (vous pouvez ajouter des adresses selon vos besoins)
- « Rencontres/Commentaires » : Toutes les informations pertinentes qui vous aideront dans votre premier contact (par exemple : rencontré au salon ABC, contacté via xxx, prédécesseur de mon école, etc.)
- Suivi
Le suivi des actions commerciales avec chacun des clients potentiels est organisé selon les étapes « ouvertes », de 1 à n’importe quel nombre requis. Ces étapes sont « ouvertes », car votre processus de prospection commerciale n’est pas similaire, ni immobiliser pour chaque prospecteur. En fait, la première étape peut être une réunion lors d’un salon, une autre étape peut être un courrier électronique et la troisième étape peut être un échange téléphonique.
Vous pouvez également utiliser un code couleur entre les actions réalisées (par ex : 14/03 – rdv de prise de besoin) et les actions à faire (par ex : à relancer en mai).