Tout savoir sur le tableau de bord de suivi commercial sur Excel

Mar 27, 2021 | Prospection Commerciale

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L’activité commerciale requiert une forte préparation en amont. L’organisation doit toujours être au rendez-vous, pour éviter de se mêler les pinceaux. Viennent alors les notions de tableau de bord de suivi commercial, rapport d’activité commerciale et indicateurs de performance commerciale. De quoi elles retournent ?

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de suivi commercial ?

On entend par tableau de bord de suivi commercial un outil informatique qui met en exergue l’ensemble des données relatives à l’activité et à la performance commerciales d’une entreprise lors du plan de prospection commerciale excel. Ce support est alimenté par des sources externes, comme un logiciel de facturation ou un logiciel de gestion commerciale, ou via une saisie directe.

On peut y voir la base de données de l’entreprise, notamment les contacts prospects, le journal des ventes ou encore les événements clients comme les visites. Y figurent également divers indicateurs, qui permettent d’évaluer, d’analyser et de juger de la performance de l’activité commerciale.

Quel est l’enjeu d’un tableau de bord de suivi commercial ?

De manière générale, le tableau de bord commercial est indispensable afin de définir les objectifs commerciaux, tout en effectuant leur réalisation. Il permet en outre de contrôler l’action des commerciaux, notamment les visites et les négociations. Pour la direction, cet outil permet en plus d’être alerté en cas de résultats à la baisse.

Néanmoins, ce tableau de bord enregistre également d’autres objectifs :

–          Recherche de failles dans l’activité ;

–          Analyse du terrain et amélioration des points de faiblesse ;

–          Mettre en place une stratégie efficace et des objectifs essentiels.

Il ne s’agit alors pas d’un simple tableau de suivi des ventes ou d’un simple fichier de prospection gratuit. Ce tableau de bord doit permettre de faire une analyse profonde de l’activité, en prenant en compte les stratégies en relation client à adopter, à partir du premier contact jusqu’à la signature du contrat, en passant par la négociation. L’analyse de ce tableau doit permettre de faire sortir une remise en question pour mieux trouver des axes d’amélioration.

Quels sont les indicateurs de performance commerciale ?

Sur un tableau de bord commercial, on retrouve un certain nombre d’indicateurs variables d’une entreprise à une autre, en fonction de l’activité.

Voici une liste non exhaustive d’indicateurs de performance commerciale :

–          Nombre de contacts entrants ;

–          Taux de transformation par type de contact ;

–          Taux de transformation moyen par commercial ;

–          Nombre de dossiers en cours par commercial ;

–          Taux de réalisation de l’objectif commercial ;

–          Taux de fidélisation ;

–          Statut des dossiers en cours ;

–          Taux de recommandation ;

–          …

Exemple de tableau de bord de suivi commercial proposé par WikiCréa

Il existe un modèle de fiche de prospection commerciale standard de tableau de bord proposé par WikiCréa, qu’il va falloir adapter selon les besoins de chaque entreprise.

Ce modèle comporte plusieurs onglet dont :

1 – saisie des paramètres de base, comme le nom des commerciaux ;

2 – saisie des données de l’activité commerciale : données sur les prospects (origine, statut, montant négocié, devis signé…) ;

3 – analyse du chiffre d’affaires global. Notons que cet onglet n’est pas modifiable.

4 – analyse de l’origine des prospects ainsi que du nombre de dossiers traités par statut ;

5 – analyse par commercial. Il suffit de sélectionner un commercial pour obtenir son évaluation complète, allant du nombre de dossiers traités jusqu’au chiffre d’affaires ;

6 – saisie des objectifs annuels des commerciaux.